Bom dia,
3 semanas atrás escrevi um post sobre improdutividade corporativa, um guia de como ser incompetente no trabalho sem fazer esforço. Se quiserem dar uma olhada, acessem aqui.
Agora, para ser justo, quero colocar alguns pontos ao contrário, ou seja, esboçar algo que ajude a melhorar a produtividade no trabalho apesar de todas as distrações que estão à nossa volta. Não sou nenhum guru corporativo ou especialista em gestão de tempo e organização de tarefas, mas aprendi algumas coisas e sei que posso compartilhar com vocês. Então vamos lá.
Comece o dia gastando os primeiros 30 minutos organizando as tarefas da sua jornada de trabalho. Coloque numa planilha todas as tarefas e dê a elas uma classificação, por exemplo, A, B e C, sendo A as mais importantes e que devem ser feitas imediatamente ou o mais rápido possível, B como sendo importantes e que devem ser feitas, mas depois das tarefas A e finalmente C, que serão feitas somente se as atividades A e B estiverem completas. Assim, você já tem um guia para o seu dia. Uma nota importante aqui é sobre esta classificação. Se você tiver muitas tarefas A, suas prioridades devem ser revistas pois não há como tudo ser urgente ou para ontem. Converse com seu chefe sobre isso ou aprenda a delegar, se você tiver pessoas a quem possa passar algumas tarefas. Esta regra vale também para as tarefas C, ou seja, se você estiver com muitas tarefas C, deve reavaliar sua posição de trabalho. Estas tarefas todas que você listou devem ocupar no máximo 70% do seu dia produtivo de trabalho, pois os outros 30% devem ser reservados para eventos que podem ou não ocorrer durante um dia normal e que, se você não tiver reservado este tempo a mais, não conseguirá atender. Por exemplo, seu chefe chega à sua mesa com uma emergência e que deve ser executada imediatamente. Se você não tiver programado estes 30% de reserva, não conseguirá atender sem afetar o seu já planejado dia. Agora, se os 30% não forem usados, você fica com um tempinho para adiantar algum trabalho do próximo dia ou, como no meu caso que trabalho na área de tecnologia, aproveitar para ler algum artigo importante que vai me ajudar e preparar melhor para as novas tecnologias que estão aparecendo no mercado, afinal, é sempre bom estar atualizado.
Ao final do dia, faça uma revisão geral das tarefas executadas e as que não foram executadas, anotando rapidamente o que deve entrar em sua lista no dia seguinte. Esta última tarefa deve tomar uns 15 min de seu tempo.
Separe horários específicos para ler os e-mails, ou seja, não pare o que está fazendo e leia-os assim que chegarem. Quem manda um e-mail não deveria esperar que você atenda imediatamente à requisição dele. Se esta é a mentalidade das pessoas que lhe enviam e-mails, deixe claro numa conversa cordial que não é assim que funciona. Os horários de ler emails variam de pessoa para pessoa mas, como um exemplo, estipule que você dará uma olhada as 10 hs e antes do almoço (Umas 11:45h) e depois as 14 hs e as 16 hs. Se realmente for importante, a pessoa vai te ligar ou ainda ir à sua mesa. Os emails com requisições importantes devem ser encaixados nos 30% de tempo que você disponibilizou no seu planejamento inicial.
Aprenda a dizer não. Esta é a parte talvez mais difícil, é uma arte e que melindra muita gente. Pessoas vão te pedir favores ou tarefas o dia todo e você tem que saber quando vai dizer não. Sempre tenha uma justificativa, pois isso ameniza o impacto da negativa. Há pessoas que não conseguem lidar bem respostas negativas e você tem que saber como tratar isso caso a caso. Nunca diga que o que a pessoa está pedindo não é importante, apenas diga que você está muito atarefada e que não conseguirá atender à requisição dela no tempo que ela espera, assim, se for possível, poderá atender hoje mas que não promete nada. Esta tarefa vai ficar na sua lista e pode ser revista no final do dia e entrar para a lista do dia seguinte. Se for uma tarefa que não tem nada a ver com você, responda respeitosamente que não poderá ajudar e que procure o fulano ou sicrano que é o responsável por este pedido. Dica importante: Livre-se de pessoas que querem empurrar o trabalho delas para você; o mercado de trabalho está cheio deste tipo de gente.
E as relações pessoais no trabalho?
Esta peça também é importante e não deve ser negligenciada, mas sempre com equilíbrio. Você não precisa passar pela empresa inteira dando bom dia e nem boa tarde. Ao chegar ao trabalho, dê um bom dia geral e cumprimente os amigos mais próximos com um aperto de mão (e um beijo respeitoso nas meninas, claro). Durante o dia, se você precisar, irá falar com outras pessoas e sempre cumprimente cordialmente antes de iniciar a conversa e termine sempre com um obrigado (se pediu alguma coisa) e um até logo ao sair. É suficiente e você terá exercitado o seu networking com tranquilidade sem sacrificar o seu tão atarefado dia de trabalho.
Aproveite também o almoço para fortalecer estas relações com pessoas de outras áreas, Descubra qual o horário de almoço das pessoas ou grupo de pessoas e sutilmente se insira no grupo. O almoço é um momento importante onde as pessoas estão relaxadas e são mais autênticas, onde você pode fazer muitas boas amizades que irão te ajudar dentro e fora do ambiente de trabalho.
Uma exceção se faz necessária aqui, com relação à cumprimentar seu chefe. Se ele chegar e não passar por sua mesa ou for te cumprimentar diretamente, tome uns 30 segundos do seu precioso tempo e dê uma passada discreta pela sala dele e execute um cumprimento mais pessoal. Não é ser puxa-saco, é apenas o fortalecimento de uma relação de trabalho que deve ser bem preservada. Se seu chefe for seu amigo, as coisas no trabalho andam com mais tranquilidade.A única coisa que você não pode se esquecer e que talvez seja a mais importante é que ele é seu chefe.
Ahhh, e as redes sociais, WhatsApp, cafezinhos e afins?
Em primeiro lugar, tenha consciência de que você foi contratado para trabalhar e não para ficar conversando no corredor ou no cafezinho o dia inteiro. Não estou dizendo que você não deve tomar seu café ou conversar com as pessoas, mas tem que ter bom senso. Também não deve ficar fuçando no facebook ou olhando o WhatsApp a cada bipada do smartphone. Se alguém quer realmente falar com você e for importante vai te ligar e não mandar uma mensagem no WhatsApp. Qualquer mensagem que for enviada ao seu grupo de amigos da pesca ou aquele outro que só tem pornografia podem ser lidas no almoço ou no final da tarde, quando estiver voltando pra casa no fretado ou no metrô.
O que acontece de tão importante no facebook afinal que o prende o dia todo? Pessoas postando fotos fofas de gatinhos, cachorros com sono, crianças dançando, shows pelo mundo, piadas, amigos carentes que só dizem "Bom dia Facebook" e depois "Boa noite Facebook" e que postam fotos deles mesmos para receber um "joinha" ou ainda postam a foto de um copo de cerveja com os dizeres: Vida dura. Por favor, entendam que isso não acrescenta nada ao seu dia e pode muito bem esperar para quando você estiver em sua casa, banho tomado, pijama e tomando um chocolate quente.
Ah, e por favor, nunca usem as redes sociais para reclamar do trabalho ou dos amigos do trabalho, incluindo nisso seu chefe (principalmente se ele estiver na sua lista de amigos). Entrar no facebook durante o dia para reclamar que está sem tempo pra nada é, no mínimo, uma atitude deplorável.
Ufa! Resumi o máximo que pude. Este assunto de produtividade é inesgotável e é tema de centenas de livros. Apenas tentei dar minha muito pequena contribuição.
Paz a todos
MF







